Intrebări şi răspunsuri legate de administrarea unui imobil / bloc

home / Întrebări şi răspunsuri

Vă prezentăm o colecţie de răspunsuri menite să vă lămurească într-o oarecare măsură asupra mai multor aspecte întâlnite în administrarea unui imobil / bloc / asociaţii de proprietari. Indiferent că sunt întrebări despre activitatea noastră sau întrebări despre cum puteţi face singuri anumite lucruri, încercăm să răspundem la toate:

Dacă nu aţi găsit răspunsul dorit, vă rugăm să introduceţi întrebarea în formularul de mai jos. Vă vom răspunde cât se poate de prompt prin afişarea întrebării dvs pe site (dacă este pertinentă). Dacă includeţi o adresă de email în mesaj, vă putem răspunde chiar dacă întrebarea nu este suficient de generală pentru includerea pe site.

1. Care sunt obligaţiile unui administrator de bloc?

Potrivit Art. 36.din Legea 230/2007 – Administratorul, persoană fizică sau juridică, are, în principal, următoarele atribuţii:

prestarea serviciilor în mod profesional;
gestionarea bunurilor materiale şi a fondurilor băneşti;
efectuarea formalităţilor necesare în angajarea contractelor cu furnizorii de servicii pentru exploatarea şi întreţinerea clădirii, derularea şi urmărirea realizării acestor contracte;
asigurarea cunoaşterii şi respectării regulilor cu privire la proprietatea comună;
gestionarea modului de îndeplinire a obligaţiilor cetăţeneşti ce revin proprietarilor în raport cu autorităţile publice. Obligaţiile cetăţeneşti sunt cele stabilite, potrivit legii, de adunarea generală a proprietarilor;
îndeplinirea oricăror alte obligaţii expres prevăzute de lege.

Art. 37. – Pentru lucrările privind proprietatea comună, administratorul, ţinând seama de preţ, durată de execuţie şi calitate, supune spre analiză, selecţie de oferte şi aprobare comitetului executiv al asociaţiei de proprietari ofertele operatorilor economici care satisfac cerinţele, în vederea executării lucrărilor, conform legislaţiei în vigoare.

Art. 38. – Pentru protejarea intereselor proprietarilor şi ale asociaţiei de proprietari împotriva riscurilor aferente activităţii de administrare într-un condominiu, administratorii de imobile, persoane fizice sau juridice, de drept public ori de drept privat, pot încheia poliţe de asigurare de răspundere civilă profesională. Asigurarea de răspundere civilă profesională nu acoperă riscurile cu privire la fraudă, înşelăciune, deturnare de fonduri înfăptuite cu bună-ştiinţă. Persoanele care nu au calitatea de administrator de imobile nu pot încheia poliţe de asigurare de răspundere civilă profesională.

Administratorii trebuie să dea dovadă „de o mai mare corectitudine”, iar proprietarii să afle situaţia exactă a cheltuielilor asociaţiei, acesta este argumentul invocat pentru obligația avizată de Guvern.

2. Care sunt obligaţiile proprietarilor de apartamente?

Proprietarii, membri ai asociaţiei de proprietari, au urmatoarele obligaţii:

să respecte statutul asociaţiei de proprietari;
să se supună hotărârilor adunării generale a asociaţiei de proprietari;
să participe la adunările generale ale asociaţiei de proprietari;
să respecte orice angajament făcut faţă de asociaţia de proprietari;
să nu aducă prejudicii materiale asociaţiei de proprietari;
să participe, atunci când este solicitat, la acţiuni deosebite, de maximă urgenţă, corespunzătoare scopurilor asociaţiei de proprietari;
să se conformeze obligaţiilor proprietarilor din condominiu, prevăzute mai sus.

Dacă proprietarul unui apartament sau spaţiu cu altă destinaţie decât cea de locuinţa sau orice altă persoană care acţionează în numele său provoacă daune oricărei parţi din proprietatea comună sau altei proprietăţi individuale, trebuie să realizeze reparaţiile necesare ori să platească cheltuielile pentru lucrările de reparaţii.

În cazul spaţiilor cu altă destinaţie decât cea de locuinţă, respectiv al apartamentelor, cu mai mult de un proprietar, relaţiile de coproprietate dintre proprietari vor fi reglementate în conformitate cu prevederile codului civil.

Zidurile dintre apartamentele alăturate, care nu fac parte din structura de rezistentă a condominiului, pot fi reamplasate, prin acord între proprietarii apartamentelor sau spaţiilor respective şi cu înştiinţarea asociaţiei de proprietari, în condiţiile legii.

Zidurile dintre apartamente şi proprietatea comună, care nu fac parte din structura de rezistenţă a condominiului, pot fi reamplasate numai prin amendarea acordului de asociere.

Daca unul dintre proprietari împiedică, cu bună ştiinţă şi sub orice forma, folosirea normală a condominiului, creând prejudicii celorlalţi proprietari, după caz, măsurile pentru folosirea normală a condominiului se vor hotărâ pe cale judecătorească, la solicitarea asociaţiei de proprietari.

Fiecare proprietar, chiriaş sau ocupant al unui apartament ori spaţiu cu altă destinaţie decât cea de locuinţă are obligaţia să se conformeze regulilor statutului asociaţiei de proprietari, precum şi regulilor, regulamentelor, hotărârilor şi rezoluţiilor adoptate legal de asociaţia de proprietari.

3. Care sunt obligaţiile unui preşedinte de bloc?

Preşedintele asociaţiei de proprietari păstrează şi urmăreşte ţinerea la zi a cărţii tehnice a construcţiei, precum şi a celorlalte documente privitoare la activitatea asociaţiei de proprietari
Preşedintele asociaţiei de proprietari reprezintă asociaţia în derularea contractelor angajate de aceasta şi îşi asumă obligaţii în numele acesteia;
Reprezintă asociaţia de proprietari împotriva unor terţi, inclusiv în acţiunile judecătoreşti iniţiate de asociaţie împotriva unui proprietar, membru al asociaţiei, care nu şi-a îndeplinit obligaţiile statutare faţă de asociaţie, sau în procesele iniţiate de unul dintre proprietari, care contestă o decizie a asociaţiei;
Avizează ordinea de priorităţi şi planul lucrărilor de întreţinere şi reparaţii a părţilor şi instalaţiilor comune ale clădirii;
Are drept de semnătură asupra conturilor asociaţiei de proprietari;
Primeşte cererile şi reclamaţiile de la proprietari şi sesizările administratorului (managerului), pe care le supune dezbaterii comitetului executiv;
Convoacă comitetul executiv ori de câte ori este nevoie;
Întocmeşte ordinea de zi a sedinţei comitetului executiv şi conduce lucrările acesteia;
Semnează deciziile de imputare, precum şi orice alte acte (cereri, acţiuni de chemare în judecată, sesizări, reclamaţii etc.) emise de comitetul executiv;
Semnează şi parafează contractele individuale de muncă şi conventiile civile;
Păstrează şi foloseşte ştampila asociaţiei de proprietari.

4. Cum se declară indexul de apă rece?

Asociațiile de proprietari atunci când contractează un administrator, au de ales între a cere administratorului, prin contractul de prestări servicii, citirea indexilor de apă, de obicei, pentru contoarele situate pe casa scării, în blocurile nou construite, ce permit accesul la orice oră și-n orice zi a cititorului (administrator sau persoană delegată de acesta) sau, declararea pe proprie semnătură a indexului de apă, la casieria unității administrative în zilele de încasare.

O practică administrativă bună, recomandă ca declararea să fie făcută de către consumator și verificată din 3 în 3 luni sau din 6 în 6 luni de către administrator, din următoarele motive:

reduce costurile administrative: declararea de către proprietar, reduce costurile unui serviciu în plus pe care administratorul îl poate taxa;
declararea constă în eliberarea unui index (document tipizat) în original și copie de către administrator (pentru cei ce lucrează în baza sistemelor informatice) prin care se poate observa consumul vechi și nou și care reprezintă dovada luării în evidența;
declararea este semnată de către proprietar, căpătând valoare de document justificativ (prin care chiar administratorul poate fi tras la răspundere în caz de neluare în seamă a consumului);
este o procedură clară, bazată pe documente justificative eliberate de administrație, prin care citirea se face de către proprietar, verificarea și regularizarea făcându-se de administrator, la un anumit interval, cu costuri reduse pentru asociație;

Declararea, este recomandabil a se face la intervale de 30 de zile, în prima parte a lunii, între 1 și 15 ale lunii. Declararea la alte intervale (3 zile între declarări, sau 60 de zile între declarări) permite administratorului să decidă asupra metodei prin care vă va calcula consumul pe apartament: la paușal, pentru nedeclarare la timp sau prin regula de trei simplă. Alte metode de estimare a consumului de apă în caz de declarare decalată, nu sunt recomandate deoarece vin în defavoarea proprietarului sau a asociației, după caz.

5. La ce folosește semnătura electronică într-o asociație de proprietari?

Semnătura electronică este un procedeu fiscal aplicat tuturor persoanelor juridice care depun declarații la ANAF, în scopul de ușurare și autentificare a declarațiilor depuse de către persoanele juridice înființate pe teritoriul României. Asociațiile de proprietari, sunt prin natura lor, persoane juridice și sunt obligate să-și procure semnătura electronică pentru fiecare asociație în parte sau în cazul unui administrator ce deține funcția respectivă în mai multe asociații, prin procură notarială, dată de președintele respectivei asociații, administratorului care se ocupă de realizarea acestui serviciu.

Recomandăm, tuturor asociațiilor de proprietari care nu au încă semnătura electronică, să apeleze la serviciile unei societăți de administrare (ne puteți contacta în acest sens) pentru a facilita depunerea declarațiilor către ANAF, în special pentru declarația unică 112, printre primele declarații care beneficiază de acest nou mod de depunere.

6. Sunt obligați administratorii de bloc să aibă semnătura electronică pentru depunerea declaratiilor online?

Administratorii de bloc, în funcția pe care o reprezintă, au obligația să dețină semnătura electronică, pentru a putea depune declarația 112 și 100 catre autoritatea ANAF locală. Semnătura electronică poate fi eliberată administratorului, de catre ANAF, printr-un proces de autentificare cu societatea CA (Certified Authority) care să elibereze respectiva semnătură în baza unei procuri notariale.

În cazul în care sunteți în imposibilitatea depunerii declarației electronice prin semnătura electronică, societatea noastră vă stă la dispoziție pentru depunerea acestora sau pentru a vă ajuta în procesul de eliberare a semnăturii electronice pentru dumnevoastră.

7. Cum se face o cerere de radiere pentru o persoană din locuință?

O cerere de radiere de la întreținere, în comportament și putere juridică, este ca o cerere de scoatere de la întreținere, cu principala diferență că se dorește scoatarea persoanei inclusiv din Cartea De Imobil, adică să se prevadă că acea persoană nu va mai locuii vreodată în apartamentul respectiv. Cererea se face către asociația de proprietari, de către proprietarul apartamentului în sine, adresată președintelui asociației de proprietari, în care trebuiesc specificate:

Datele de identificare ale proprietarului, incluzând CNP-ul, adresa, care să indice în mod clar apartamentul pentru care se va opera modificarea numărului de persoane;
Numărul de persoane în minus cu care se dorește modificarea si numele persoanei care este radiata din imobil;
Data și semnătura solicitantului;

8. Statutul asociației de proprietari, ce trebuie să cuprindă?

Cu toate că este recomandabil să apelați la o societate cu expertiză în domeniul înființării asociației de proprietari (ne puteți contacta pentru ajutor) - în cazul în care vă aventurați singuri în această direcție, vă aducem la cunoștință ca statutul asociației de proprietari trebuie să curpindă în mod obligatoriu:

Denumirea asociației de proprietari;
Forma juridică (drept privat, nonprofit, legea în baza constituirii);
Obiectul de activitate și scopul;
Sediul, durata, membrii constitutivi ai asociației;
Patrimoniul;
Structura organizatorică, ierarhia;
Bugetul, obligațiile, drepturile;
Dizolvarea și dispoziții finale;

9. Într-o asociație de proprietari, ce acte sunt necesare pentru înființare sau constituire?

Proprietarii de pe o scară, un tronson sau dintr-un imobil, au obligația să se înființeze (cunoscut ca procesul de constituire sau înființare) ca asociație de proprietari, pentru a-și putea reprezenta juridic interesele comune legate indivizibil de proprietatea lor comună, aferentă cotei-părți indiviză a acestora. În lipsa acestei înființări, respectivii proprietari se văd în imposibilitatea reprezentării juridice și sunt vulnerabili abuzurilor fie din partea altor proprietari, a statului sau a furnizorilor.

Pentru înființarea unei asociații de proprietari și obținerea personalității juridice și a codului de identificare fiscală, sunt obligatorii documentele: Statutul Propriu, Actul Constitutiv, Acordul De Asociere, Procesul-Verbal al Adunării Generale prin care s-a constituit asociația de proprietari.

10. Ce lege sau legislație reglementează funcționarea asociației de proprietari și ce alte acte guvernează funcționarea asociației de proprietari?

Funcționarea asociației de proprietari este reglementată, în principal, de o singură lege: Legea 230. În completarea prezentei legi intervine și H.G. 1588/2007 precum și legislația specifică domeniului de contabilitate, Legea 82/1991, capitolele privind contabilitatea în partidă simplă sau dublă, funcție de opțiunea asociației de proprietari la înființarea sa. Asociațiile de locatari, nu mai dispun de o lege care să le reglementeze funcționarea și sunt obligate să se transforme în asociații de proprietari pentru a intra în deplină legalitate. Netransformarea implică restricții fie din partea furnizorilor, fie imposibilitatea reprezentării juridice a asociației în caz de probleme de această natură. Un administrator eficient trebuie în mod obligatoriu să fie la zi cu orice noutate în materie de legislație pentru o asociație de proprietari.

11. Ce este registrul de casă și cum trebuie completat?

Registrul de casă servește ca document de înregistrare operativă a cheltuielilor și încasărilor realizate prin casieria unității. În cazul asociațiilor de proprietari, rolul registrului de casă este de a evidenția chitanțele eliberate proprietarilor în urma achitării cotelor de întreținere și de a urmării plățile efectuate către furnizorii de servicii. Se întocmește zilnic de către casierul unității, în două exemplare. Soldul de casă de la sfârșitul zilei se reportează pentru ziua următoare.

În cazul asociațiilor care își țin contabilitatea în partidă dublă, exemplarul numărul #2, circulă pe la departamentului financiar-contabil pentru a se verifica acuratețea sumelor încasate și dispozițiile legale cu privire la operațiunile de casă. Registrele de casă se arhivează la casieria unității și în cadrul departamentului de contabilitate.

12. Cine răspunde în solidar, în afară de administrator, pentru prejudiciile create asociației de proprietari?

Persoanele care răspund în solidar pentru prejudiciul creat de o persoană care gestionează mijloacele bănești ale asociației de proprietari (administrator, contabil, casier) sunt persoanele cu ajutorul cărora s-a produs prejudiciul prin tolerarea unor fapte cu bună știință sau din neglijență, prin neîndeplinirea atribuțiilor cu privire la verificare și control, prin nerezolvarea reclamațiilor primite de la proprietari.

Persoanele care răspund în solidar cu făptuitorul pot fi președintele, membrii comitetului executiv, membrii comisiei de cenzori sau cenzorul asociației de proprietari. Asociația de proprietari, prin reprezentant legal, pentru recuperarea prejudiciului se poate acționa și împotriva persoanelor care răspund în solidar.